タスク管理はツールで外部化すべき【Microsoft To Doがおすすめ】

普段仕事のタスク管理はどうしているだろうか？複数の仕事を抱えているとどうしても出てくる悩みがタスク管理だ。

タスクそのものを忘れてしまう、期限を忘れてしまう、何から手を付けるか迷うなどなどタスクが増えるとそれに関する悩みも増えるしタスク管理そのものがタスクになってしまう。俺もタスク管理というタスクのためにタスク管理ツールを導入し、それ自体が負担になって結局使わなくなってしまうことを何度も繰り返した。

どうにかならないだろうかと悩み続けていろいろ試してようやくMicrosoft To Doという答えにたどり着いた。Microsoft To Doは自信をもって勧められるので数多あるタスク管理ツールの中でなぜMicrosoft To Doに落ち着いたのかこの記事で解説していこうと思う。

タスク管理というタスクの悩み

サラリーマンは基本的に複数の仕事を同時並行で進めている。常にその場で片付くタスクしかないのであれば脳死で処理していけばいいが、関係先からの返信を待たないと行けなかったりとそう単純ではない。

そうなるとどうやっても進行中のタスクが複数重なることになる。そしてすべてをしっかり期限以内に進めるためにタスクの管理が必要になってしまう。

このタスク管理が厄介で、社会人の基礎なんて言われたりするが思った以上に脳のリソースを奪われる。タスク管理ツールなんかを使っているとそのツールを操作するための時間が発生してしまう。一体俺は何をしているんだという気分になる。

これまでいろいろなツールを使ってみた

タスク管理ツールに時間を使うのはあまりにバカバカしいと思いながらも何らかの手を打たないとすべてを暗記しようとするのはあまりにも無謀でミスの原因にもなる。だからこれまでいろいろとツールを使ったり工夫をしたりしてきた。

Windows標準搭載の付箋

そもそもだが、セキュリティの問題があるので好き勝手ソフトを入れることもクラウドサービスに情報を書き込むこともできないのでせいぜい使えるのはWindows標準搭載のツールだ。

その中でも手軽に使えるのが付箋アプリだ。デスクトップに常駐してくれるので本物の付箋のように使える。

常に目に入る位置に置けるのでタスクを確認したり記入するのに煩わしくなることはなかった。ただ、箇条書きができたり色分けができるぐらいでシンプルな機能しかないのでタスクの詳細や期限、進行状況とかをメモするとすごい文字量になって視認性が悪くなり頭が整理されないし、管理も大変になってしまう。

Windows標準搭載のメモアプリ

標準搭載されているツールということでメモアプリを使ってみたこともある。

Excelで管理するほど腰を入れて管理したくないからメモアプリを使ってみたのだが、結局ファイルを開かないといけないし付箋アプリと同じく文字量が増えてしまって視認性も悪いしで一瞬で使うのをやめた。

Outlookのスケジュールにタスク書き込み

以上のようにいろいろ試してみてタスク管理用に新たにツールを追加するのは結構大変だと感じたので、普段絶対に触るOutlookに着目した。

普段スケジュール管理にはOutlookを使っているので、スケジュールにタスクを書けば常に見ることになり忘れることもないし、いつどのタスクをするのかスケジュールを見ながら考えられるので我ながら悪くないアイデアだった。

Outlookの業務時間外の時間にタスクをメモした予定を入れておき、タスクが発生すればそこに書き込んでいく。スケジュール機能を生かして、その日やるべきタスクをその日の予定に入れておくという使い方もできる。

結局スケジュール管理との相性の良さと普段から使っているツールだったということもあり、この方法でしばらくタスク管理をしていた。

なぜMicrosoft To Doなのか

しかしそれでもタスク管理には限界があった。Outlookでのタスク管理はいいアイデアだったのだが、自分が関与しているプロジェクトが4つを超えてくるとOutlookでのタスク管理も効率が悪くなってくることが分かった。忙しいときに限って管理が破綻してしまうので他にいい方法を見つける必要があった。そこでMicrosoft To Doを使ってみることにしたのである。

基本的な機能はごくシンプル

Microsoft To Doの基本的な機能はごくシンプルだ。ウィンドウ下部の「タスクの追加」にタスクを記入してEnterキーを押せばタスクが追加される。タスクが終わったならタスク名の左にある〇をクリックすれば完了済みとなる。

プロジェクトごとのタスク管理

さらに、Microsoft To Doはプロジェクトごとにタスクを分類することもできる。ウィンドウ左下の「新しいリスト」をクリックすると新しくタスクの分類を作ることができるのでここにプロジェクト名を入れればプロジェクトごとのタスク管理ができる。

タスク分類は左のバーに表示されているのでそこをクリックすればタスク分類ごとのタスクを一覧することができる。

タスクはあとからドラッグ＆ドロップで分類しなおすことができるのでとりあえずタスクが発生したら「タスクの追加」から入力しておけば漏れることもないし、タスク分類を開いてから入力するみたいな面倒な作業も必要ない。俺は常に「今日の予定」を開いておいてそこにどんどんタスクを追加して空いている時間で分類している。

今日・明日・それ以降のタスクが一覧できる

タスクはクリックすると詳細画面が右側に出てくる。その画面で期限日が設定できるのでここで設定しておくと今日・明日・それ以降のタスクとして表示もしてくれる。もちろん日付が変われば自動で切り替わる。

明日やらなきゃいけないことが多いかどうか、今週は忙しいかどうかを一覧できるので自分の稼働具合の管理にも活用できるし、タスクを安請け合いしてパンクすることもなくなる。

タスクを小タスクに分解できる　

タスクは小タスクに分解できる。タスクの詳細画面を開くと右上のタスク名の下の「次のステップ」から小タスクを追加できる。

顧客とメールのやり取りをしながら調整をしているタスクなどは顧客からのメール返信を待つタイミングもあるのでこういった小タスクで管理しておくとよい。例えば「A社との日程調整」というタスクがあったとして、「日程候補の抽出・メール送信」、「A社からの返信待ち」、「日程確定」と分解しておくと、Ａ社の返信を待っている間にタスクを忘れてしまうこともなくなるし、どこまでタスクが進んでいるかもすぐに確認ができる。

タスクにファイルやメモを添付できる

タスクにはドラッグ＆ドロップでファイルを添付したり、メモを追加できる。タスクを進める上で必要なファイルを添付したり、指示を受けた内容をメモに入れておけばタスクの内容を忘れることもなくなるし、タスクを進めるときにすぐに始めることができる。

スマホからもタスクの確認・編集できる

Microsoft To Doはスマホからタスクを確認したり編集することができる。電車の中で今日のタスクを確認したり、やっておかないといけないタスクをふと思い出した瞬間にすぐに追加しておくことができる。

俺のMicrosoft To Doの運用方法

基本的には以上の機能をそのまま使えばタスク管理は完璧ではあるが、期限日の設定など少し自分ルールで運用している部分があるので参考として俺の運用方法を書いていく。

タスクの期限日欄はタスクを実行する日に読み替える

タスクの詳細画面でタスクの期限日が入力できるが、俺はここにタスクの実行日を入力するようにしている。今抱えているタスクを可視化していつどの順番で処理していくかを考えるために使いたいため、タスクの実行日を入力するようにして「今日の予定」に今日実行する予定のタスクが表示されるように管理している。

もちろんいつまでにやらないといけないタスクなのかも重要ではあるから特に期限が重要なものはメモ欄に記入するようにしている。

タスクを開けばタスクが始められるようにする

タスクは基本的に頼まれたり発生した瞬間に処理するのが効率がいい。というのもそのタスクのことを理解して何をしなきゃ分かっている状態だからだ。後回しにすると後で思い出す手間がかかる。

とはいえやはり優先しなきゃいけない仕事もあったりするので、後回しになってしまうことも多い。後で思い出したり作業のためのファイルを探すことに時間を使うことのないようその場でメモやファイル添付をするようにしている。

小さいタスクでもタスクとしてすぐに書く

小さいタスクであってもすぐにMicrosoft To Doに書くようにしている。せいぜい5秒あれば終わるので習慣化すると良い。

こうすることで絶対にタスクを漏らすことがなくなる。さらに、小さいタスクであってもメモしてすぐに完了済みとなるので達成感がある。この達成感は仕事のモチベやタスク管理のモチベを維持するのに意外と効果的だ。

朝まず最初に確認する

やらなきゃいけないタスクや仕事がMicrosoft To Doに集約されているので朝仕事を始めるときにまずこれを開いてタスクを確認する。その日の作業の流れを整理してから仕事を始められるのでタスクに集中できる。

「あれもこれもやらなきゃいけなかった気がする」と頭の中に残った状態で作業すると思った以上に効率が落ちるし、気が散る。タスクの管理はMicrosoft To Doで外部化できていると思えばそんな心配もなくなる。

タスク管理はツールに頼った方が仕事もプライベートも効率的

結局タスク管理ツールにタスクを書き出した方が効率的

結局タスク管理のためのツールを使っているわけだが、個人的にはこれが正解だと感じている。

上に書いたようにタスク管理をMicrosoft To Doに完全に託すことで自分はタスクに集中することができるようになるので却って効率も上がる。

仕事とプライベートを切り分けやすくなる

また、私生活にもいい影響がある。タスクはどうしても進行中のものが生まれてしまって毎日すべてのタスクが片付いた状態で仕事を終えられるわけではない。そうするとどうしても仕事終わりも仕事が残っているような感覚があってリラックスできない。しかしタスク管理を外部化してしまえばこの切り替えもすっきりできる。

ストレスを少しでも減らすためにもぜひ使ってみてほしい。